Unnötige Wege und Arbeiten in einem Back-Office

 

Ein Beitrag von Franck Dufrénoy

Unnötige Wege und Arbeiten in einem Back-Office gehören zu den 7 Verschwendungen, die im Lean Management definiert sind.

In dem Beispiel dieses Films laufen die Mitarbeiter viel umher, um die Kundenvorgänge in Schränke einzuordnen oder ihren Kollegen zu geben. Sicher, jeder Vorgang muss weitergegeben oder eingeordnet werden. Aber aus Sicht des Kunden ergibt das keinen Mehrwert. Es ist deshalb Verschwendung:

  1. Aus Sicht des Kunden: Die Zeit, in der ein Vorgang weitergegeben wird, ist Zeit, in der sich der Mitarbeiter nicht mit einem anderen Vorgang befasst. Anders ausgedrückt: Es ist Zeit, die andere Kunden warten müssen.
  2. Aus Sicht der Mitarbeiter ist es ein Ermüdungsfaktor: Schlecht arrangierte Büros verursachen unnötige Laufereien, die – zusammengerechnet – am Ende des Tages einige Kilometer Fußmarsch bedeuten können.

In einem Leanprojekt geht es auch darum, Verschwendungen zu beseitigen. Lauferei von Mitarbeitern ist unnötige Bewegung, eine Verschwendung also, die man versuchen muss zu eliminieren.

In dem Beispiel des Films entscheidet das Team, selbst die Gestaltung seines Arbeitsplatzes zu überprüfen. Es fand eine simple Lösung: Mit einer neuen Anordnung des Mobiliars (und einem bisschen Schmieröl) werden die Laufereien jedes Mitarbeiters deutlich reduziert. Die Schränke sind auf eine Seite gestellt worden und sind für alle direkt zugänglich. Sie bilden keine Mauer mehr zwischen dem Team. Die Schreibtische sind näher aneinander gerückt, was die Weitergabe der Vorgänge wesentlich erleichtert. Das Team hat also selbst seinen Arbeitskomfort gesteigert, kann mehr Vorgänge behandeln und muss dabei nicht schneller oder länger arbeiten. Insgesamt also für alle sehr zufriedenstellend.

Das ist eines der großen Prinzipien von Lean: Gegen Verschwendung angehen verbessert gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter und die Effektivität der Gruppe. Mit Lean finden Verbesserungen kontinuierlich und ständig statt.

Und wenn Sie zu diesem Team gehört hätten, was hätten Sie geändert?

 

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